ใบเสร็จไม่ตรงชื่อบริษัท ทำยังไง? ขอใบรับรองแทนใบเสร็จ (FIN-019)

"ซื้อของให้บริษัทแต่ใบเสร็จออกในชื่อตัวเอง" "ใบกำกับภาษีออกชื่อบริษัทเก่า" "ฝ่ายจัดซื้อไปซื้อแล้วลืมบอกให้ออกชื่อบริษัท" — ปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้นกับ SME ทุกรายไม่มากก็น้อย แต่ถ้าปล่อยไว้โดยไม่แก้ไข อาจทำให้สูญเสียสิทธิ์ทางภาษีหลายพันบาทต่อปี

ปัญหาใบเสร็จผิดชื่อ — อันตรายกว่าที่คิด

เมื่อใบเสร็จหรือใบกำกับภาษีออกในชื่อที่ไม่ใช่บริษัทของคุณ ผลกระทบมี 2 ด้าน:

ด้านที่ 1: ค่าใช้จ่ายอาจถูกปฏิเสธ

ตามมาตรา 65 ตรี แห่งประมวลรัษฎากร ค่าใช้จ่ายที่หักได้ในการคำนวณกำไรสุทธิต้องเป็น ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเพื่อกิจการและมีหลักฐานเพียงพอ

ใบเสร็จที่ออกในชื่ออื่น → ไม่มีหลักฐานว่าบริษัทเป็นผู้จ่าย → กรมสรรพากรอาจไม่ยอมรับให้หักค่าใช้จ่าย

ตัวอย่าง: ซื้ออุปกรณ์สำนักงาน ฿30,000 ใบเสร็จออกในชื่อพนักงาน → ถ้าสรรพากรตรวจและไม่รับ → เสียภาษีเพิ่ม ฿30,000 × 20% = ฿6,000 (บวกเบี้ยปรับ)

ด้านที่ 2: Input VAT เครดิตไม่ได้

มาตรา 82/5(2) แห่งประมวลรัษฎากร กำหนดว่าภาษีซื้อตามใบกำกับภาษีที่มีรายการ ไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์ในส่วนที่เป็นสาระสำคัญ เป็นภาษีซื้อต้องห้าม เครดิตไม่ได้ — และชื่อ/ที่อยู่/เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อเป็นรายการบังคับตามมาตรา 86/4(3) ดังนั้นใบกำกับที่ออกในนามผู้อื่นจึงถือว่ารายการผู้ซื้อไม่ถูกต้อง

ใบกำกับภาษีที่ออกในชื่อพนักงานหรือบุคคลอื่น → ภาษีซื้อเครดิตไม่ได้ → เสียเงินเปล่า

ตัวอย่าง: ซื้ออุปกรณ์ ฿107,000 (รวม VAT ฿7,000) ใบกำกับภาษีออกชื่อผิด → ภาษีซื้อ ฿7,000 ใช้ไม่ได้ → กลายเป็นต้นทุนจม

ใบรับรองแทนใบเสร็จ (FIN-019) คืออะไร?

หนังสือรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน (บางองค์กรเรียก FIN-019 ตาม form number) คือเอกสารภายในองค์กรที่:

ผู้มีอำนาจ (กรรมการ / ผู้จัดการ) ลงนามรับรอง

ระบุว่าค่าใช้จ่ายนั้นเกิดขึ้นจริงและเพื่อประโยชน์ของบริษัท

แนบกับใบเสร็จ/ใบกำกับภาษีที่ชื่อไม่ตรง

FIN-019 ไม่ได้ทำให้ใบกำกับภาษีใช้ภาษีซื้อได้ — แต่ช่วยให้หักค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ (ด้าน CIT)

ข้อสำคัญ: FIN-019 ช่วยได้เฉพาะกรณีที่ไม่มีทางออกอื่น เช่น ร้านค้าปลีกที่ออกแต่ใบเสร็จย่อ ไม่ใช่ทางลัดแทนการขอใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง — ถ้าขอใบกำกับภาษีในชื่อบริษัทได้ ให้ทำแบบนั้นก่อนเสมอ

เมื่อไหรควรใช้ FIN-019?

| สถานการณ์ | ควรทำ |

|----------|------|

| ซื้อของร้านสะดวกซื้อ / ร้านอาหาร (ออกได้แค่ใบเสร็จย่อ) | FIN-019 |

| ใบเสร็จออกชื่อพนักงาน ขอเปลี่ยนยังได้ | ขอใบกำกับภาษีใหม่ |

| ชื่อบริษัทในใบเสร็จผิด (typo) | แจ้งผู้ขายออก Credit Note + ใบใหม่ |

| ใบเสร็จออกในชื่อบริษัทเก่า (เปลี่ยนชื่อแล้ว) | FIN-019 + หลักฐานการเปลี่ยนชื่อ |

| ค่าใช้จ่ายเล็กน้อย ไม่มีใบเสร็จ | FIN-019 + หลักฐานการจ่ายอื่น |

ตัวอย่าง FIN-019 ฉบับสมบูรณ์

``

หนังสือรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

วันที่ 15 เมษายน 2569

ข้าพเจ้า นายสมชาย ใจดี ในฐานะ กรรมการผู้จัดการ

ของ บริษัท เอบีซี จำกัด เลขทะเบียน 0105567012345

ที่อยู่ 123/45 ถ.สุขุมวิท เขตวัฒนา กรุงเทพฯ 10110

ขอรับรองว่า ได้จ่ายค่า อุปกรณ์สำนักงาน

จำนวนเงิน 3,210 บาท (สามพันสองร้อยสิบบาทถ้วน)

แก่ บริษัท ซัพพลาย โปร จำกัด

เมื่อวันที่ 10 เมษายน 2569

ใบเสร็จเลขที่ SP-2024-0892

ใบเสร็จดังกล่าวออกในนาม นางสาวมาลี รักงาน

พนักงานฝ่ายธุรการของบริษัทฯ ซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบ

ซื้อสินค้าดังกล่าวในนามบริษัทฯ เนื่องจาก

ร้านค้าดังกล่าวไม่สามารถออกใบกำกับภาษีเต็มรูปได้

ข้าพเจ้าขอรับรองว่าค่าใช้จ่ายดังกล่าวเกิดขึ้นจริง

และเป็นค่าใช้จ่ายเพื่อประโยชน์ของบริษัทฯ ทั้งสิ้น

ลงชื่อ ...............................

(นายสมชาย ใจดี)

กรรมการผู้จัดการ

``

หลักฐานที่ควรเก็บไว้กับ FIN-019

ต้นฉบับ FIN-019 ที่ลงนามแล้ว

ใบเสร็จ / ใบกำกับภาษีต้นฉบับ

หลักฐานการชำระเงิน (bank statement, slip โอน)

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ถ้ามี

เก็บทั้งหมดไว้อย่างน้อย 5 ปี ตาม พ.ร.บ.การบัญชี

ป้องกันปัญหาล่วงหน้าด้วย OCR Tool

ถ้าพนักงานต้องซื้อของบ่อย วิธีที่ดีที่สุดคือให้ถ่ายรูปใบเสร็จและตรวจชื่อผู้ซื้อก่อนออกจากร้าน WACC Service พัฒนาเครื่องมือ OCR ใบเสร็จที่:

อ่านข้อมูลจากภาพใบเสร็จอัตโนมัติ

ตรวจว่าชื่อผู้ซื้อตรงกับบริษัทหรือไม่

ถ้าไม่ตรง แจ้งเตือนทันทีพร้อม template FIN-019

ลองใช้ OCR ใบเสร็จฟรี →

ต้องการระบบบริหารจัดการค่าใช้จ่ายและใบเสร็จสำหรับ SME? นัดปรึกษาฟรี →

บทความโดยทีม WACC Service Limited อ้างอิงประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (13), มาตรา 82/5(2) และมาตรา 86/4(3) แนวปฏิบัติการตรวจสอบภาษีของกรมสรรพากร ข้อมูล ณ 13-04-2569